Compras, facilities e viagens: o que tem a ver

Todos os profissionais são capazes de contribuir para redução de custos em uma organização, mas não há pessoas mais predestinadas a isso do que os que trabalham com compras e facilities, além de estarem no início da cadeia de produção do negócio, estão sempre contribuindo para o bom funcionamento organizacional.

Através do contato diário com empresas, temos percebido que a área de compras e facilities estão cada vez responsáveis pela gestão de viagens, e não é para menos, pois é um custo muito representativo.

Esta semana visitamos uma empresa a fim de apresentar a SELECT, e as pessoas responsáveis pela gestão das viagens corporativas eram da área de compras, ou melhor, eram os mais novos responsáveis, pois antes eram outros departamentos que cuidavam. Percebemos o quanto estavam dispostos a implantar novos processos e a negociar para reduzir custo, apesar de ser algo novo para eles e com pouca informação do cenário atual. Acreditamos que enfrentarão um desafio, mas em pouco tempo conseguirão implementar um excelente projeto, porque possuem uma visão estratégica.

Para quem ingressou em um desafio como este, separamos 5 dicas que poderão ajudar:

1 – Investigar

Se você já trabalha na empresa e a partir de agora irá assumir a gestão das viagens, saiba que isso é ponto positivo, pois você já conhece a organização e as pessoas, os chamados Stakeholders, aqueles que podem ajudar com informações valiosas sobre como funcionam os processos de viagens e inclusive te fornecer todos os números que precisa, para que saiba o quando a empresa gasta com viagens, quais as reais necessidades de deslocamento, as políticas e procedimentos.

2- Conversar com o atual fornecedor de viagens

Antes verifique se há um contrato de serviços e leia com atenção separando todos os possíveis questionamentos, só depois disso chame-o para conversar, a fim de saber sobre as condições, processos, atendimento e financeiro.

3 – Pesquisar conteúdo sobre Viagens Corporativas

Hoje há muita informação sobre gestão de viagens corporativas disponíveis na web, através de blogs, portais, que podem lhe ajudar a ingressar nesse universo, fazendo com que descubra meios para solucionar muito gargalos.

4- Benchmarking

Converse com fornecedores ou empresas que possua um bom relacionamento e considere as boas práticas que eles possuem em gestão de viagens, talvez possam até te indicar uma boa agência de viagens para avaliar.

5- Conhecer outros fornecedores de viagens

Agora você sabe como a sua empresa faz atualmente a gestão de viagens, o que você deseja alcançar e como fazer isso. O que acha de abrir um BID?

Até a próxima postagem, com ótimas dicas. =)